‘Hele puzzel om het iedereen naar de zin te maken’
Ada Arnoldus is al meer dan 40 jaar planner. Lange tijd deed ze dat binnen Rijnstate. Sinds een aantal jaar werkt ze bij Vitalys, waar haar ervaring zeer welkom is. “De planning is een vrij complex geheel, waar veel mensen mee zijn gemoeid”, zegt ze. “Het is steeds weer een hele puzzel om het iedereen naar de zin te maken. Maar als dat lukt, is plannen het leukste dat er is.”
Maandelijks plant Ada gemiddeld 110 patiënten in voor een operatie bij Vitalys. Daarbij gaat het voornamelijk om gastric bypass en gastric sleeve operaties. Deze worden door een team van zes chirurgen uitgevoerd in Rijnstate Arnhem. “Dat zijn vijf of zes patiënten per dag, afhankelijk van de complexiteit", vertelt Ada. "Je hebt ook gecompliceerde OK’s met twee chirurgen, die extra tijd kosten.”
De planning begint voor Ada als de patiënt zich heeft aangemeld, is gescreend en een positief advies heeft gekregen voor een operatie. "Ze beginnen dan eerst met het voortraject. In tussentijd plan ik een voorlopige operatiedatum in die ongeveer vier weken na het beëindigen van het voortraject ligt.“
Daarbij probeert ze zoveel mogelijk de wensen van alle mensen mee te nemen, de patiënten, afdeling, chirurgen en de OK. Dat kan lastig zijn, bijvoorbeeld in vakantieperiodes. “Omdat mensen weggaan, zijn er veel wensen en worden er minder operaties uitgevoerd. Maar ook werkgevers doen vaak moeilijk. Die vinden het veelal onzin om de werknemer hiervoor vrij te geven. Zij onderschatten de oorzaken en gevolgen van overgewicht.”
Operatiedatum
In de adviesbrief die patiënten krijgen, worden altijd twee maanden genoemd waarin de operatie plaats vinden. Vanaf de eerste dag van de maand voor de twee genoemde maanden mogen mensen bellen voor de geplande datum van de operatie. Op dat moment krijgt de patiënt een voorlopige datum, die een week tot anderhalve week voor de operatie definitief wordt. In die tussentijd kan er echter nog veel veranderen, bijvoorbeeld omdat iemand toch nog een weekje op vakantie gaat.
“Mensen realiseren zich vaak niet, dat als er één operatie uitvalt we soms vijf patiënten moeten verschuiven om het gat op te vullen”, vertelt Ada. “Ik moet me namelijk ook aan de planning van het voortraject houden en kan iemand pas inplannen als hij de laatste sessie heeft gehad. Er kan echter ook een spoedpatiënt tussen komen, waardoor vijf anderen naar achteren schuiven. Daarom moet iemand soms wat korter of langer wachten op de operatie.”
Ada is hierbij ook afhankelijk van haar collega’s, van de spreekuurassistente en secretaresse tot de chirurg. Kan een chirurg onverwacht een dagdeel niet opereren dan heeft dat grote consequenties voor de planning. “Gelukkig hebben we een geweldig team, dat goed op elkaar is ingespeeld. Daarbij zijn de lijntjes kort, waardoor we snel kunnen schakelen. Dat komt ook de patiënt ten goede.”